Een net gerenoveerd kantoorpand wordt opgeleverd door de aannemer aan de opdrachtgever. De Facilitair Manager begint met de inrichting van de diensten (Services) in het gebouw. De koffiemachines worden het pand in gereden door de leverancier en wat blijkt: er zitten geen aansluitingen voor water en stroom op de plekken waar de koffiemachines moeten komen. 

Ik heb bovenstaand voorbeeld en soortgelijke zaken zien gebeuren. Nadat een gebouw is opgeleverd moet er nog voor veel geld worden verbouwd omdat dingen niet passen of gewoonweg ontbreken. Iedereen wijst naar elkaar en om het op te lossen moet er weer geld worden uitgegeven. Alles is nieuw en afgewerkt en toch moet er weer op slopershoogte worden gewerkt.

Niemand zit hierop te wachten. Hoe kan het dan dat deze situaties zo vaak voorkomen? Ik heb daar zeker een mening over en heb deze voor je samengevat in 5 tips die extra kosten na oplevering voorkomen.

Tip 1: Neem in je huisvestingsplan ook de 4e pijler Services mee

Bijna alle huisvestingsplannen zijn gebaseerd op 3 pijlers van Het Nieuwe Werken, te weten Bricks, Bytes en Behaviour. In mijn eerdere blog gaf ik aan dat de 4e pijler Services net zo belangrijk is. Bij verandering van het gebouw, de werkomgeving en de manier van werken moet ook de dienstverlening worden aangepast.

Er wordt in vele sessies geluisterd naar de gebruikers maar bijna nooit naar de beheerders, een gemiste kans.

Tip 2: Betrek de facilitair (project) manager bij het ontwerp 

Door te werken met een integraal kernteam van een opdrachtgever, aannemer, architect én Facilitair Manager wordt er vanuit alle hoeken gekeken naar het ontwerp. De architect kijkt of het esthetisch is, de Facilitair Manager kijkt of het functioneel is en de aannemer kijkt hoe het gebouwd moet
worden. De rol van de Facilitair Manager is adviseren en controleren met informatie van de beheersorganisatie en leveranciers.

Tip 3: denk verder dan alleen het project. Denk cyclisch

De cyclus voor een gebouw is kort samengevat:

  • Planvorming.
  • Ontwerp.
  • Realisatie.
  • Exploitatie.
  • Renovatie
  • Sloop / herbestemming.

Wat mij vaak stoort, is dat er besluiten worden genomen in het project (Planvorming, Ontwerp en Realisatie) om kosten te besparen. Nu ben ik voor kostenbesparing. Maar deze besparing is dan alleen van toepassing op de investeringskosten. In de exploitatiefase lopen de beheerskosten op door een verkeerde keuze. En omdat de investerings- en exploitatiekosten vaak voor rekening van dezelfde organisatie komen, blijkt goedkoop regelmatig duurkoop.

Een voorbeeld uit de praktijk: de organisatie kiest voor vloertegels bij pantry’s.  Op het eerste gezicht een verstandige keuze, want vloerbedekking is goedkoper dan een harde vloer. In de praktijk krijg je er snel spijt van als blijkt dat je maandelijks tapijttegels vol koffievlekken moet vervangen.

De rol van de Facilitair Manager is kritisch kijken naar keuzes van materialen, kleuren en afwerking in relatie tot de exploitatiekosten. Gebruik die expertise om verstandige afwegingen te maken bij je investeringsfase.

Tip 4: meten is weten

Wist je dat ik altijd een digitale afstandsmeter bij me heb? Ik gebruik de afstandsmeter om te controleren of de maatvoering in het werk wel klopt. Een tekening zegt namelijk niet alles, in de praktijk is het vaak anders.

Tip 5: laat de opleverschoonmaak nooit door de aannemer regelen

Een opleverschoonmaak is geen bouwschoonmaak. Bij de eerste wordt het gebouw bezemschoon opgeleverd, bij de laatste wordt alles stof- en vlekvrij gemaakt. Het gecontracteerde schoonmaakbedrijf moet het gebouw in beheer nemen, daarom zijn ze altijd kritisch op hoe het andere schoonmaakbedrijf het werk uitvoert. Terecht overigens.

Om gesteggel te voorkomen is het beter als het gecontracteerde schoonmaakbedrijf ook de opleverschoonmaak doet. Zo heb je maar met één aanspreekpunt te maken als zaken niet op orde zijn.

Samengevat

Ook hier geldt dat een goede voorbereiding kostenbesparend werkt. Betrek de Facilitair (Project) Manager al vanaf het ontwerp en door deze toe te voegen aan je kernteam. De specifieke expertise en aandachtsgebieden van de Facilitair Manager voorkomen extra kosten na oplevering van je gebouw. Een investering die zich dubbel en dwars terugverdient.

Benieuwd naar nog meer praktijkvoorbeelden? Of wil je een keer praten over dit onderwerp? Neem dan gerust contact met mij op. Ik kom graag langs voor een gesprek en een kop koffie.

Fotocredits: Anton Vietrov op Unsplash

1 comment

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *