Heeft het kantoor nog bestaansrecht?

Ook ik moest eraan geloven op 23 maart; per direct thuiswerken door de Corona-maatregelen. Tja, zie dat maar eens georganiseerd te krijgen. Het begin was echt een hel (herkenbaar?). Nu zijn we alweer ruim 100 dagen verder in de meest bizarre tijd van mijn leven en is er een nieuw ritme ontstaan.

Maar goed ook, want zoals het er nu naar uitziet werk ik -zoals velen- de komende maanden zoveel mogelijk thuis. Afspraken op locatie zijn spaarzaam en voelen dan ook als een dagje uit! Dus vraag ik me af: heeft het kantoor nog bestaansrecht?

Het grote Corona thuiswerkexperiment

Want wat doet al dit thuiswerken met de mens? Nou, we raken massaal gestrest door al dat thuiswerken. Werk en privé lopen ineens door elkaar. En videobellen met je collega’s combineren met het nakijken van het huiswerk van de kinderen is géén winnende combinatie. Sterker nog, dat gaat gewoon niet samen en geeft concentratieproblemen.

Heel Nederland slaakte een diepe zucht van verlichting toen op 8 juni de kinderen van de lagere school weer fulltime naar school gingen. Eindelijk weer focus!

Einde mensenhouderij?

Bijzonder eigenlijk, want focus was sowieso al niet aanwezig in onze kantoortuinen. Ook daar wemelt het van afleidingen. Oké, niet in de vorm van kinderen die geëntertaind willen worden. Maar een bellende collega maakt het ook moeilijk om je concentratie vast te houden. Al die afleidingen zijn een killer voor je productiviteit.

Als rasoptimist kan ik me wel vinden in de Cruijffiaanse wijsheid: “elk nadeel heb zijn voordeel.” Is dit dan het moment om kansen te pakken en de intense “mensenhouderij” (lees kantoortuinen) beter en effectiever te organiseren?

Hallo scharrelkantoor!

De titel van dit artikel van Facto “Het kantoor is dood. Leve het kantoor” triggerde mij. Al verder lezend werden deze woorden verzacht door de schrijver en stelt hij dat het kantoor een ontmoetingsplek moet worden.

Daar ben ik het mee eens. Immers elkaar alleen maar zien via schermen is echt niet leuk en voelt vooral niet goed. Want de mens is een sociaal kuddedier en heeft contacten en verbinding nodig om goed te kunnen functioneren.

Genoeg organisaties zijn inmiddels aan het kijken hoe medewerkers veilig kunnen werken op kantoor. Die grote open kantoorruimtes zijn daar niet echt geschikt voor, vaak zijn extra maatregelen noodzakelijk. Dit roept vragen op als: “Hoe kan dat nou anders?” en “Hoe werk je veilig in een ruimte met regels?”

Ontmoetingen & verbindingen in de Salon

De Salon is een van de zones van De Eudaimonia Machine. Niets meer of minder dan het zodanig inrichten van kantoorruimtes dat de ruimte-indeling het productief werken optimaal ondersteunt. Zoals je kan zien op de tekeningen in het blog “Deepwork; weg met die tuinen” zijn de ruimtes niet volgepropt met bureaus. Er zijn verschillende zones gecreëerd voor de verschillende soorten werkzaamheden.

Je agenda en de aard van je geplande werkzaamheden (deep work, creatief, innovatief, productief, informatief) bepalen de zone waar je optimaal (samen)werkt.  Dit betekent deels terug naar de ouderwetse kantoorcellen, met de aanvulling dat er ook veel individuele werkruimten zijn.

Niet langer bepaalt de functie de ruimte; zoals de grote directiekamer. Alle aanwezigen ruimten zijn geoptimaliseerd voor de verschillende types werkzaamheden.

Zonder crisis geen transformatie, maar pas op!

Het positieve van deze periode is dat een hoop bedrijven en instellingen innoveren door tools zoals Microsoft Teams, Zoom of Webex snel te implementeren. Als je medewerkers thuiswerken moet je natuurlijk wel faciliteren. Dat is op grote schaal gebeurd. Een aantal vooroordelen over thuiswerken zijn verdwenen omdat is gebleken dat medewerkers ook thuis echt wel werken.

Sterker nog, Jan Machek signaleert naast de ergonomische uitdagingen die er zijn bij het thuiswerken, nog andere risico’s. Zoals het altijd aan staan van werknemers en te veel werken om maar vooral zichtbaar te zijn en te blijven.

Verder krijgen thuiswerkers last van blurring, omdat de grens tussen werk en privé vervaagt. Als je thuiswerkt ontbreekt bijvoorbeeld de reis naar kantoor. Een duidelijke overgang van werk naar privé.

Oplossingen

Ergonomie

Zorg dat mensen ook thuis ergonomisch werken. En dat houdt meer in dan het faciliteren van een ergonomisch verantwoorde werkplek. Ook het gedrag is hierbij van belang. Inspireer en motiveer bijvoorbeeld met een cheat-sheet waarin je het belang vertelt van: niet in dezelfde houding blijven zitten, niet te lang achter het scherm, bewust zijn van een goede houding. Er zijn ook verschillende extensies die ergonomisch gedrag stimuleren.

“Uitknop” en spe(e)lregels

Het altijd aanstaan heeft deels met onzekerheid te maken. Het is belangrijk voor leidinggevenden om vertrouwen extra aandacht te geven in deze tijden. Daarnaast doen bedrijven er goed aan duidelijke spe(e)lregels op te stellen om overbelasting te voorkomen. Leidinggevenden moeten het voorbeeld geven dat het ok is om rond 18:00 uur je laptop af te sluiten. Ook organiseer je online makkelijk een informele “koffieronde”.

Een van de spe(e)lregels kan ook zijn dat je voor aanvang van je werk en bij het afsluiten van je werkzaamheden lekker naar buiten gaat. Een blokje wandelen of een rondje fietsen. Gelukkig zijn de sportscholen en verenigingen weer open, want al dat lang zitten zonder frisse lucht doet ons geen goed.

Beter op anderhalve meter

Overigens participeer ik in 1punt5werkplek.nl. Dit is een samenwerkingsverband van de MKE Groep met NXTPOINT waarbij we aan de hand van een compleet stappenplan alles behandelen wat nodig is voor een veilige werkomgeving voor elk bedrijf, in elke branche. Ideaal als je niet zelf het wiel opnieuw uit wil vinden.

Heeft het kantoor nog bestaansrecht?

Wat de toekomst brengt weten we niet. Een ding staat wat mij betreft als een paal boven water: het kantoor zal veranderen maar niet verdwijnen. Lang leve het kantoor.

Wil je onder het genot van een goede bak koffie face to face of op afstand van gedachten wisselen over een goede inrichting van jouw bedrijfshuisvesting? Bel me even! Ik help je graag jouw veranderkansen te grijpen.