Ik gooi het maar direct op tafel: de kantoortuinen moeten verdwijnen. Deep Work it is!

In de afgelopen 10 jaar stuurde ik diverse huisvestingsprojecten aan. Daarbij werden veel cellenkantoren omgetoverd tot grote en soms ook hip aangeklede kantoortuinen. Het nieuwe werken was geland binnen de organisatie. Met als gewenst resultaat: alle medewerkers super productief en gelukkig.

Dat resultaat valt in de praktijk toch wel tegen. Zelfs de media publiceerden de afgelopen tijd kritische stukken over de kantoortuin. Ook mijn persoonlijke ervaringen riepen vragen op. Ik verdiepte me verder en las nog wat boeken over het onderwerp. Mijn mening is inmiddels bijgesteld; de kantoortuin moet echt verdwijnen. In dit blog vertel ik je waarom.

Afleiding een killer voor productiviteit

In een kantoortuin is het vaak een drukke bedoening met veel geluid en beweging. Dit zorgt voor afleiding en gaat ten koste van je concentratie. Het boek Nooit meer te druk (auteur Tony Crabbe) haalt diverse onderzoeken aan die bewijzen dat afleidingen erg slecht zijn voor de productiviteit.

Het is zelfs zo erg dat als je wordt gestoord in je taak en je even iets anders doet het maar liefst 23 minuten duurt voordat je weer terugkomt op het originele productieniveau van voor de storing.

Het kan dus zomaar zijn dat je op een dag dat productieniveau nooit meer haalt. Natuurlijk, je kunt je telefoon op stil zetten maar waar zit de uitknop bij die ene collega die altijd langskomt voor een praatje?

Deep Work de kortste weg naar een flow

In kantoortuinen ben je dus een schietschijf voor afleidingen. Wat je nodig hebt is Deep Work. Huh, Deep Work? Moeten we ineens de kelder in? Nee, Deep Work staat voor langdurig geconcentreerd werken, zonder afleidingen zoals notificaties social media, e-mail en internet. En natuurlijk die ene collega!  

Met Deep Work boek je pas écht resultaten. Want door langdurig geconcentreerd te werken aan één taak kom je in flow. Dat gevoel dat je productief en positief bent en bergen werk verzet. Dat wil toch iedereen?

De Eudaimonia Machine, dé broedkast voor Deep Work

David Dewane’s Eudaimonia Machine is geen magische 3D printer, maar staat voor het zodanig inrichten van kantoorruimtes dat het productief werken optimaal ondersteund. Zo ziet de indeling eruit:

Deep Work floreert in David Dewane's Eudaimonia Machine
Plattegrond Eudaimonia Machine

De functies van de verschillende ruimtes

  • The Gallery; voor inspiratie en cultuur van de organisatie. Dient ook als ontvangstgebied zoals een receptie.
  • The Salon; een informele omgeving voor interactie en het ontdekken van nieuwe ideeën. Dit alles in de aanwezigheid van een hoge kwaliteit koffiebar en comfortabele banken & zitjes.
  • The Library; heeft een traditionele kantoortuin inrichting met een specifieke functie voor het zoeken van informatie voor projecten. Hier staat alle documentatie van de organisatie maar ook de printers en scanners.
  • The Office Space; plek voor licht werk, voor jezelf of met je team. Voorzien van aanlandplekken, team- en overlegkamers.
  • The Chambers; kamers voorzien van geluidswerende wanden en plafonds. Bedoeld om totaal gefocust ten werken zonder interruptie. Deep Work it is!

Productief, samenwerken & Agile, check!

Het is waarschijnlijk dat je gedurende de dag in verschillende ruimten werkt, afgestemd op de taak waarmee je bezig bent. Ook voor teams werkt deze indeling goed. De Office Space faciliteert samenwerken prima.

De Agile werkmethode past prima in de opzet en het doel van de Eudaimonia Machine. Mijn advies? Neem deze inzichten mee bij de inrichting van je kantoorruimtes en staar je niet blind op het kantoortuinconcept.

Is een herinrichting van je kantoorruimtes op korte termijn niet mogelijk? Dan bieden de volgende tips uitkomst.

Deep Work in een kantoortuin, hoe dan?

Tja, je zit nu eenmaal met die kantoortuin en een herinrichting is op korte termijn niet haalbaar. Je snapt inmiddels wel dat zo’n kantoortuin en Deep Work niet samengaan. Met deze 7 tips integreer jij Deep Work in je dagelijks werk, zonder verbouwing.

  1. Zoek buiten de kantoortuin naar andere plekken om te werken, bijvoorbeeld de kantine, het archief of een vergaderruimte. Of waarom niet thuis?
  2. Belangrijk is dat je kiest voor een werkplek waarbij er zo min mogelijk afleiding is. Ga dus niet zitten naast de koffiemachine of een drukke gang.
  3. Investeer in een goede Noise Cancelling koptelefoon.
  4. Muziek stimuleert je concentratie vooral als er sprake is van een constante beat. Zet jouw favoriete muziek op een playlist. Ik ben zelf het productiefst op sets van Guy J of Fernando Ferreyra.
  5. Maak afspraken met je collega’s dat als je jouw koptelefoon draagt, ze je niet storen. Uiteraard respecteer je die afspraken ook met anderen.
  6. Zet alle berichtgevingen uit op je mobiele telefoon en laptop. Dit is altijd een goed idee maar een must tijdens je Deep Work periode. Geen idee hoe je dit doet? Google op “notificaties uitzetten” en je vindt voor alle soorten platforms en telefoons de juiste instructies.
  7. Maak dagelijks een wandeling tijdens je lunchpauze, bij voorkeur in de natuur. Zo laadt je jouw energie weer op.

Samen innoveren met koffie in The Gallery?

Persoonlijk pas ik Deep Work steeds meer toe door een prettige locatie te kiezen met mijn favoriete playlist aan. Op andere momenten gebruik ik mijn Noise Cancelling koptelefoon om achtergrondgeluiden te verstillen. Mijn pauzes breng ik wandelend door en iedere vrijdag reflecteer ik op de week. Ik plan een dag in zonder afspraken en doe dan mijn Weekly Review (vanuit de GTD-methode).

Ik merk dat ik deze dag nodig om de afgelopen week te verwerken en om vooruit te kijken. Het geeft mij een gevoel van in controle te zijn. Ik sluit dan vrijdag om 17:30 af met een gevoel van rust en klaar voor ontspanning in het weekend.

Ik schrijf het al in mijn profiel: “Met mijn frisse en opmerkzame blik zie ik wat beter kan. Dit combineer ik met mijn kennis over het nieuwe werken en andere (technologische) ontwikkelingen”. Wil jij een keer met mij sparren over productiviteit of over de inrichting van je kantoor?

Gebruikte bronnen en leestips:

1 comment

  1. […] Bijzonder eigenlijk, want focus was sowieso al niet aanwezig in onze kantoortuinen. Ook daar wemelt het van afleidingen. Oké, niet in de vorm van kinderen die geëntertaind willen worden. Maar een bellende collega maakt het ook moeilijk om je concentratie vast te houden. Al die afleidingen zijn een killer voor je productiviteit. […]

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *