De rol van data-analyse in facilitair beheer: Slimmere beslissingen maken 

Is jullie facilitaire organisatie data gedreven? Het vertalen van data naar bruikbare inzichten en verbeteracties is binnen de facilitaire branche groeit. Data-analyse biedt een krachtige manier om slim om te gaan met de complexe uitdagingen binnen facilitair beheer. Door gebruik te maken van gegevens over ruimtegebruik, energieverbruik, onderhoud en schoonmaak kun je als organisatie efficiëntere processen ontwikkelen en kosten verlagen. De sleutel tot succes ligt in het stellen van duidelijke doelen, investeren in technologie en het omzetten van data-inzichten in concrete acties. Wat houdt data-analyse in de context van facilitair beheer precies in, en hoe draagt het bij aan betere resultaten? 

Patronen en trends herkennen 

Data-analyse in facilitair beheer omvat het verzamelen, interpreteren en gebruiken van gegevens om processen en prestaties te verbeteren. Zo kijken facilitair professionals naar hoe kantoren, vergaderruimtes of andere faciliteiten effectief benut kunnen worden. Ook het analyseren van mogelijke besparing van apparaten en systemen die de meeste energie verbruiken, draagt bij aan betere resultaten binnen facilitair beheer. Daarnaast is het belangrijk om in kaart te brengen welke apparatuur onderhoud vereist. Wat zijn de kosten van gepland versus ongepland onderhoud? Zo is het ook van belang schoonmaakdiensten optimaal af te stemmen op het gebruik van ruimtes. Door patronen en trends in deze gegevens te herkennen, is het mogelijk om processen binnen organisaties te finetunen en middelen efficiënter in te zetten. 

Voordelen van data-analyse in facilitair beheer 

Verbeterd ruimtegebruik 
Een van de meest directe voordelen van data-analyse is het inzicht in ruimtegebruik. Bezettingssensoren, IoT-apparaten (Internet of Things)-technologieën) die beweging detecteren en software om werkplekken te boeken, zijn in staat data te verzamelen over hoe vaak ruimtes worden gebruikt en hoe ze worden benut. Zo kan een bezettingsgraadanalyse aantonen dat vergaderruimtes vaak halfvol zijn. Dit geeft aanleiding om bijvoorbeeld kleinere ruimtes te creëren of bestaande ruimtes anders in te richten.  

Energie-efficiëntie verhogen 
Door real-time gegevens over energieverbruik te analyseren, is het mogelijk om inefficiënties te indentificeren. Bijvoorbeeld: als data laat zien dat het energieverbruik ‘s nachts hoog blijft, kan dit wijzen op apparaten die onnodig ingeschakeld blijven. Met slimme systemen zoals geautomatiseerde verlichting of thermostaten is het mogelijk hierop in te spelen en direct kosten te besparen.  

Preventief onderhoud 
Data-analyse maakt het mogelijk om over te stappen van reactief naar preventief onderhoud. Door gegevens van sensoren te monitoren, worden facilitair managers geholpen om de onderhoudscyclus beter af te stemmen. Zoals regelmatige inspecties van verwarmings-, ventilatie-, en airconditioningssystemen (HVAC)). Dit voorkomt dure reparaties en minimaliseert downtime. 

Efficiëntere schoonmaakplanning 
Traditionele schoonmaakschema’s zijn vaak gebaseerd op vaste tijdsintervallen. Data-analyse helpt om schoonmaakplanningen af te stemmen op daadwerkelijke behoeften, in plaats van vaste schema’s. Analyseer piekuren en de dagen waarop bepaalde ruimtes minder worden gebruikt en verzamel data via enquêtes of meldingen van medewerkers of bezoekers over de schoonmaakkwaliteit. Een vergaderzaal die dagelijks wordt schoongemaakt, maar slechts een paar keer per week wordt gebruikt, kan minder frequent worden ingepland. De focus kan worden verlegd naar ruimtes met hogere bezetting, zoals kantines of toiletten. 

Praktijkvoorbeelden van data-analyse in facilitair beheer 

Optimalisatie van schoonmaakfrequentie voor toiletten. Door sensoren te gebruiken en het gebruik en de ervaring van toiletten te analyseren, kan de schoonmaakfrequentie binnen een gebouw per toilet worden afgestemd. Dit zorgt niet alleen voor een betere hygiëne en gebruikerservaring, maar voorkomt ook onnodig schoonmaakwerk. 

Slimme beslissingen over onderhoud en investeringen in heftrucks. Onderhoudsdata van heftrucks, gecombineerd met informatie over het gebruik, biedt inzicht in wanneer een heftruck aan vervanging toe is. Zo kan worden bepaald of een investering eerder of juist later nodig is. Daarnaast helpt deze data om de prestaties van leveranciers te beoordelen en te zien of ze voldoen aan de kwaliteitsverwachtingen van de gebruiker. 

Slimme koffiemachines. Moderne koffiemachines bieden geavanceerde functionaliteiten die bijdragen aan een efficiënte en probleemloze ervaring. Dankzij ingebouwde sensoren kunnen deze machines tijdig aangeven wanneer koffiebonen, water of andere benodigdheden bijna op zijn. Hierdoor blijft de continuïteit gewaarborgd, zowel thuis als op kantoor. Sommige modellen gaan zelfs een stap verder en sturen meldingen naar een gekoppeld apparaat, zoals een smartphone of tablet. Dit stelt gebruikers in staat om proactief in te spelen op de behoeften van de machine en onnodige onderbrekingen te voorkomen. 

Hoe te beginnen met data-analyse? 

1. Begrijp de doelstellingen: wat wil je bereiken met data-analyse? Zoals kostenbesparing, optimaliseren van energieverbruik en effectievere onderhoudsplanning. Zonder helder doel zal je als facilitair manager verdrinken in de hoeveelheid aan data waardoor het onmogelijk wordt om impact te maken.  

2. Bepaal de KPI’s: kies sleutelindicatoren die aansluiten bij je doelen, zoals energieverbruik per vierkante meter, klanttevredenheid (bijv. uit enquêtes), kosten per werkplek en reparatietijd voor storingen. 

3. Verzamel data: breng bronnen in kaart, identificeer welke gegevens al beschikbaar zijn, zoals: gebouwbeheersystemen (BMS), werkorders en onderhoudslogs, energierapporten, klanttevredenheidsenquêtes en gegevens uit het FMIS. Vul aan waar nodig. Overweeg bijvoorbeeld (beweging)sensoren, enquêtes of software voor gegevensverzameling. 

4. Organiseer en reinig de data: verwijder dubbele, onjuiste of incomplete gegevens. Zorg vervolgens voor het structureren van data. Gebruik een systeem zoals Excel, SQL-databases of gespecialiseerde software om data overzichtelijk te maken. 

5. Kies de juiste tools: gebruik basistools voor eenvoudige analyses zoals Excel. Wanneer je data-analyses naar een hoger niveau wil tillen kies je voor geavanceerde tools zoals:  

  • Power BI of Tableau: voor interactieve dashboards 
  • Python (met libraries zoals Pandas en Matplotlib): voor complexere analyses. 
  • Facility Management Software: deze software hebben ingebouwde modules voor data-analyse en rapportages. Speciaal ontworpen voor onderhoudsplanning, ruimtebeheer en kostenanalyse. 

6. Analyseer de gegevens: begin met basisanalyses, zoals: trendanalyses (bijvoorbeeld stijgend energieverbruik over de tijd) en vergelijkingen (zoals kostenverschillen tussen locaties). Breid uit met voorspellende analyses zoals Predictive Maintenance (onderhoud voorspellen op basis van gebruiksdata) en kostenramingen.  

7. Presenteer en communiceer: maak grafieken en dashboards om je bevindingen inzichtelijk te maken. Vertaal vervolgens inzichten naar concrete acties, zoals het vervangen van apparaten voor energie-efficiënte alternatieven of veranderingen in schoonmaakroosters op basis van werkelijke gebruikspatronen. 

8. Monitor en optimaliseer continu: Verzamel reacties op geïmplementeerde veranderingen en herhaal het proces om te blijven optimaliseren.  

Het slim combineren en integreren van data(stromen) kan data verrijken én nieuwe inzichten opleveren. Ga ook in gesprek met in- en externe partners om te achterhalen of zij nog bruikbare data met jou kunnen delen. Wil je meer weten over data driven werken binnen jouw facilitaire dienstverlening? Neem contact op met één van onze facilitaire experts. Zij ondersteunen met capaciteit en expertise op het gebied van data en facility management.  

Kom in contact met ons

Kunnen wij wat voor je betekenen?

Ontdek hoe onze ervaring jou van dienst kan zijn. Profiteer van onze expertise in bedrijfsadvies, project- en interim-management. Contacteer ons nu en laat ons jouw doelen realiseren.

Kom in contact met ons

Kunnen wij wat voor je betekenen?

Laat ons je helpen met jouw organisatorische of facilitaire vraagstuk. We zetten jouw ideeën om in succesvolle projecten. Benieuwd hoe? Neem direct contact op en we reageren binnen een werkdag op jouw aanvraag.